Het zijn rare tijden… misschien wel de grootste dooddoener van dit moment. Veel uitgesproken, veel gelezen, maar daardoor niet minder waar. De manier van werken die we kennen is in veel gevallen nu niet meer mogelijk. Bedrijven hebben het zwaar en de toekomst is onzeker. Medewerkers werken van de ene op de andere dag thuis, in hun eigen cocon en met veel vragen. Als leidinggevende wordt veel van u verwacht, er wordt naar u gekeken om antwoorden te geven op vragen en om de leiding te pakken. Het is heel belangrijk om het team bij elkaar en geïnformeerd te houden. Maar hoe kunt u dat nu het beste doen? Wat is er nu belangrijk en hoe kunt u op afstand toch in contact blijven met medewerkers? En hoe blijven de medewerkers in contact met elkaar?

We geven u een aantal tips hoe u kunt zorgen dat u medewerkers informeert en sociaal contact onderling stimuleert.

Tip 1: wees duidelijk

Duidelijkheid, dat is waar iedereen op dit moment behoefte aan heeft. En tegelijkertijd is het nu niet altijd gemakkelijk om dat te bieden. Het is een periode die voor iedereen nieuw is, dus ook als Directeur of Manager heeft u niet alle antwoorden. Dat wordt ook niet van u verwacht. Wat wel wordt verwacht is dat u leiding neemt in deze situatie. Stel kaders, maar stap niet in de valkuil van micromanagement. Houd u aan uw eigen taken, hoe kunt u helpen in deze situatie? Wat moet u doen en wat kan men zelf? In deze tijd is het nodig om prioriteiten te stellen, deadlines te hanteren en wellicht opdrachten op te knippen voor meer duidelijkheid. Maar heb tegelijkertijd ook het vertrouwen in medewerkers dat ze het kunnen en willen. En laat dat vertrouwen ook duidelijk zien, dat versterkt de motivatie.

Voorkom speculeren, wanneer u iets niet weet dan is dat prima. Creëer geen onrust met onduidelijkheden of halve waarheden, houd het bij feiten, zeker bij slecht nieuws. Anders zorgt u voor onrust waar dat misschien helemaal niet nodig is. Vergeet daarbij niet dat “ik weet het niet” ook een antwoord is. Als iets niet bekend is, geef dat dan aan, dat is beter dan onduidelijkheid creëren met halve of onjuiste antwoorden.

En moet u dan toch een moeilijke beslissing nemen? Houd het persoonlijk. Verplaats u ook vooral in de situatie van de ander, praat niet over hoe moeilijk het voor u en het bedrijf is, maar richt u op de ander.

Tip 2: verzorg interne updates

Zoals gezegd hebben medewerkers in deze periode meer dan ooit behoefte aan duidelijkheid en informatie. Een effectieve wijze om hierin te voorzien zijn interne updates. Bijvoorbeeld door middel van een gezamenlijke dagafsluiting in de vorm van een webinar of teamoverleg. Dit kan overigens ook wekelijks, het gaat erom dat mensen op vaste momenten geïnformeerd worden over de stand van zaken en de te nemen koers. Hiermee versterkt u ook het teamgevoel. Mensen blijven zich op deze manier verbonden voelen bij de organisatie.

Mocht een wekelijkse livestream nu niet haalbaar en/of wenselijk zijn (bijvoorbeeld doordat veel mensen op locatie werken en niet achter een computer zitten), dan kan de livestream ook worden vervangen door een periodieke e-mailupdate met de laatste informatie. Zorg dan ook dat mensen hun vragen kunnen sturen en geef hier aandacht aan.

Daarnaast is het slim om de vragen en antwoorden te verzamelen en bundelen op een FAQ/Q&A- op het intranet of eventueel een verborgen pagina op de website. Verwijs ook altijd naar deze pagina waar medewerkers de antwoorden op reeds gestelde vragen kunnen vinden.

Waar informeert u dan over?

Mensen hebben in eerste instantie behoefte aan praktische informatie. Wat wordt er van iedereen verwacht, waar kunnen ze heen met vragen? Wat is de stand van zaken binnen het bedrijf? Wat als de medewerker in kwestie ziek wordt? Wat gebeurt er met reisvergoedingen en bijdragen voor de lunch? Hoe gaat het bedrijf om met declaraties bij het thuiswerken? Maar ook: hoe gaan jullie om met het supporten van klanten? Met klanten die niet meer kunnen betalen? Hoe gaat het werk door en in welke vorm? Veranderen de KPI’s, zo ja hoe dan en wat moet daarvoor gebeuren?

Vergeet ook in deze tijd niet om successen te blijven delen en vieren. Juist in deze tijd kunnen die een enorm motiverende impact hebben. Een collega die op een innovatieve wijze toch nog een order heeft binnengesleept? Deel het. Een relatie die dankbaar is voor de service die jullie bieden en het meedenken in zijn moeilijke situatie? Vertel het.

En natuurlijk is ook minder goed nieuws belangrijk om te delen. Wees eerlijk en open. En mocht er een collega besmet raken? Vertel dit dan ook aan de rest (uiteraard na het vragen om toestemming). Het is niet leuk, maar het is wel een realiteit waar we in deze periode mee te maken hebben.

Tip 3: faciliteer hulp onder collega’s

Waar de ene medewerker zich heel snel aanpast aan de nieuwe situatie heeft de andere daar meer moeite mee. Bijvoorbeeld doordat het ritme volledig verandert of door problemen met het gebruik van nieuwe technologieën. Moedig medewerkers aan om elkaar te helpen. Laat collega’s met veel kennis van techniek de anderen helpen, laat ze ervaringen uitwisselen met thuiswerken, aanpassen van ritmes etc. Richt hiervoor een speciaal e-mailadres of een appgroep in waar mensen vragen kunnen stellen of tips kunnen geven. Of wanneer mogelijk, zet een pagina op het intranet met best practices, veelgestelde vragen en een mogelijkheid om te chatten met andere collega’s. Zo wordt niet alleen iedereen snel op weg geholpen, het bevordert ook de samenwerking en versterkt de banden binnen de organisatie.

Tip 4: stimuleer sociale interactie

Naast het bieden van onderlinge hulp, zijn collega’s er natuurlijk ook voor de nodige sociale interactie. Waar dat normaal als vanzelfsprekend ging, in de wandelgangen of bij het letterlijke of spreekwoordelijke koffieapparaat, heeft dat in de huidige situatie wat hulp nodig. Moedig medewerkers aan om ook op afstand gewoon even te praten met elkaar. Geef hier ook het goede voorbeeld in, door niet altijd direct to the point te komen in vergaderingen bijvoorbeeld (vooral bij online vergaderingen hebben we die neiging sneller dan wanneer we samen om tafel zitten) en bel eens in bij mensen, gewoon om te vragen hoe het gaat.

Andere zaken die kunnen helpen om de sociale interactie hoog te houden zijn het organiseren van (wekelijkse) digitale VrijMiBo’s, of misschien wil een medewerker wel een digitale sportsessie met collega’s organiseren. Er zijn genoeg mogelijkheden en er leven waarschijnlijk genoeg ideeën onder de collega’s. Spoor ze aan contact te blijven houden met elkaar en het ook gezellig te hebben. In deze tijd ligt eenzaamheid op de loer evenals collega’s die contact met elkaar verliezen. Terwijl juist de informele contacten vaak de bron zijn voor de beste ideeën, dus het is mogelijk ook nog eens goed voor de business.

Tip 5: help mensen werk te verdelen

Ongetwijfeld zijn er medewerkers die door het uitvallen van projecten of andere redenen minder werk hebben op dit moment. Daar staat tegenover dat anderen het misschien juist wel extra druk hebben, of in ieder geval minder werkuitval. Het is zonde als de een thuis duimen zit te draaien (en niet te vergeten zich zorgen gaat maken over behoud van zijn baan en motivatie verliest) terwijl de ander het werk niet aan kan. Bied hiervoor een platform aan waar men werk kan verdelen. Zo zag ik laatst een voorbeeld van een bedrijf dat een intern marktplaats/werkspot-achtige oplossing had opgezet. Medewerkers kunnen daar klussen aanbieden en vragen, zodat het werk beter wordt verdeeld. Daarnaast levert het mogelijk interessante nieuwe samenwerkingen intern op of komen er nieuwe innovaties tot stand, nieuwe inzichten leveren immers vaak nieuwe oplossingen.

Tip 6: stuur eens een persoonlijk kaartje

Een leuke actie die ik recentelijk zag om de medewerkers te motiveren en betrokken te houden is het sturen van een gepersonaliseerd kaartje naar het huisadres (ja fysiek inderdaad). Dit is een goed middel om iemand te bedanken voor de inzet en een hart onder de riem te steken. Het is een kleine moeite met een groot effect.

Er is nu eenmaal veel anders dan het was, maar wat niet verandert is dat medewerkers graag duidelijkheid hebben zodat ze vervolgens weer gemotiveerd aan de slag kunnen. Houd mensen zoveel mogelijk aangelijnd, op de hoogte en stimuleer sociaal contact. Zo zorgt u dat de moraal hoog blijft, eenzaamheid en frustraties zoveel mogelijk worden voorkomen en het team als totaal misschien wel sterker uit deze situatie komt dan het erin ging.

Vragen of hulp nodig?

Heeft u vragen over interviewen op afstand? Wij delen graag onze ervaringen! Wel digitaal natuurlijk. Dus wanneer u ergens niet uitkomt of verdere vragen heeft, dan helpen wij graag. We moeten elkaar toch een beetje helpen in deze tijden nietwaar?

Mocht u contact op willen nemen om welke reden dan ook dan kan dat gewoon via ons vaste telefoonnummer: 0346 87 00 20 of via info@vandegroep.nl.