• door Dominique Hommes

Plots lijkt de wereld met piepende remmen tot stilstand te komen. De bizarre taferelen die we zagen in China zijn ineens ook hier de keiharde werkelijkheid. Nederland gaat op slot. Of, nou ja eigenlijk niet, Nederland gaat anders moeten werken. Een groot verschil. Het is niet zo dat er ineens niets meer mogelijk is, er is heel veel mogelijk, maar even niet meer op dezelfde manier als hiervoor. We zullen met zijn allen manieren moeten bedenken om door te kunnen gaan, ook al is het niet meer zoals het was. De eerste reactie in dit soort situaties is veelal die van paniek, het moet ineens anders dus laten we de agenda’s schoonvegen, (een deel van de) productie stilleggen en de hand op de knip houden. Dit zou een korte tijd kunnen werken, maar is geen bestendige oplossing. Dat dwingt ons allen om te kijken hoe we het anders kunnen doen en hoe we samen kunnen zorgen voor dezelfde kwaliteit in crisistijd.

Ook voor ons als Executive Search-bureau zijn de maatregelen ingrijpend. Ons werk komt zeker niet stil te liggen, maar we krijgen wel te maken met totale verandering van de manier van werken die al 40 jaar de norm is binnen ons bedrijf. Het persoonlijke gesprek, het menselijke contact en de kwaliteit stond, en staat, bij ons altijd voorop.

Een andere manier van werken

Want ineens zit je dan thuis, aan het werk, maar niet op de manier waarop je gewend bent. Natuurlijk werken veel mensen regelmatig een dag thuis, sommigen zelfs op wekelijkse basis. Maar deze situatie is heel anders. Normaal plan je je thuiswerkdagen wanneer je geen afspraken hebt, maar dat is nu ineens geen optie meer. Persoonlijke ontmoetingen zijn van cruciaal belang in vrijwel alle professies, maar kan dat ook op afstand?

Gelukkig zijn wij als bedrijf altijd bezig met nieuwe technologieën. En hebben we een aantal collega’s die hier bovengemiddelde interesse in hebben. Wij waren daarom snel in staat alle overleggen om te zetten naar Skype, FaceTime en oude vertrouwde telefoongesprekken. Het is even omschakelen, maar we kunnen wel degelijk gewoon doorwerken en dezelfde kwaliteit blijven bieden die we altijd hebben geboden. De situatie is niet ideaal, maar door flexibel te zijn wordt de situatie draaglijk.

In hoeverre het binnen uw bedrijf mogelijk is om thuis te werken kunnen wij natuurlijk niet beoordelen en ook niet hoe ver u al bent qua technologie. Wat we wel kunnen doen is een aantal van onze bevindingen met u delen, zodat ook u kunt zorgen voor kwaliteit en persoonlijk contact op afstand.

De juiste tool helpt

Er zijn verschillende mogelijkheden om op afstand te overleggen, de bekendste daarin zijn Skype en FaceTime, maar ook alternatieven als Zoom en Microsoft Teams worden veel gebruikt. In sommige gevallen heeft u een keuze voor welke tool u kiest, in andere is het al bepaald door vooraf gekozen IT-oplossingen. Welke tool u ook kiest, ze werken uiteindelijk in grote lijnen allemaal hetzelfde, het belangrijkste is dat u er goed mee om gaat.

Gaat u veel extern overleggen? Kies dan liever voor een oplossing waar zoveel mogelijk mensen toegang toe hebben. Denk hierbij aan Skype, hier hebben de meeste mensen al ervaring mee. Of kies voor videobellen via WhatsApp, dat heeft vrijwel iedereen, hou er alleen rekening mee dat lange overleggen via de mobiele telefoon vaak minder wenselijk zijn.

Denk na over de locatie

Zorg allereerst voor een locatie waar je verzekerd bent van een goede netwerkverbinding (test dit ook van tevoren). Let er daarnaast op wat er achter je in beeld te zien is, houd het netjes en eenvoudig. Kies bijvoorbeeld voor een boekenkast of schilderij, een effen achtergrond is namelijk wel erg saai. Zorg er verder voor dat de camera goed op je gericht staat, probeer deze op ooghoogte te krijgen. Zet de laptop, tablet of smartphone bijvoorbeeld op een doos of een stapel boeken om de goede hoogte te bereiken. De hoogte is goed wanneer je ogen op ongeveer 1/3 hoogte van de bovenkant van het scherm zitten. De ideale afstand tot de camera is ongeveer een armlengte, zo is je gezicht goed zichtbaar maar wordt het geen close-up.

Licht en geluid zijn van belang

Licht en geluid zijn heel belangrijk voor de kwaliteit van een gesprek. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de kamer waar u zit niet al te leeg is, dat gaat echoën. Maar probeer er ook voor te zorgen dat er niet teveel geluid op de achtergrond is dat afleidt. Nu begrijpt iedereen dat kinderen ook thuis zijn en er altijd wat achtergrondgeluid zal kunnen zijn, dat is bij uw gesprekspartner waarschijnlijk niet anders. Maar als u dit kunt voorkomen zal het de kwaliteit van het gesprek ten goede komen.

Zorg verder dat er genoeg licht in de ruimte is, maar dit niet al te wit is. Dit creëert een heel koud beeld en u komt er minder goed uit op camera. Het beste is een raam of een lamp voor u, achter de camera uiteraard, maar wel zodanig gepositioneerd dat uw gezicht goed zichtbaar is. Zet geen lampen achter u, of felle lampen direct boven uw hoofd, dit ziet er vreemd uit en kan ervoor zorgen dat u vrijwel niet zichtbaar bent voor uw gesprekspartner.

Aanvullende tools die het leven makkelijker maken

Naast alleen de online vergadertool, zijn er nog veel meer tools die overleggen effectiever, creatiever en leuker kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan een brainstormtool waar u direct met de gesprekspartner(s) kunt schetsen op een digitaal whiteboard. Voorbeelden hiervan zijn: Sketchboard en Canvanizer.

Maar ook tools als Google Drive zijn handig, hiermee maakt u een tekstdocument net zoals u gewend bent in Microsoft Word, maar dan kunt u er tegelijkertijd in werken en wijzigingen aanbrengen waar nodig. Ditzelfde is mogelijk met spreadsheets en presentaties. Zo overlegt u niet alleen op afstand samen, u kunt ook direct echt samenwerken.

Voeg hier dan nog een planning- en projecttool aan toe als Trello, Asana of Monday en u kunt heel veel verschillende kantoorwerkzaamheden verrichten, gewoon vanuit huis.

Het is even wennen, maar er is veel mogelijk om toch kwaliteit te behouden in uw werk. Sterker nog, wie weet biedt deze situatie juist de kans om als organisatie flexibeler te opereren in de toekomst.

Delen van ervaringen

Heeft u vragen over (samen)werken op afstand? Wij delen graag onze ervaringen! Wel digitaal natuurlijk. Dus wanneer u ergens niet uitkomt of twijfelt wat de beste oplossing is, dan helpen wij graag. We zijn geen IT-experts, maar denken graag mee. We moeten elkaar toch een beetje helpen in deze tijden nietwaar?

Mocht u contact op willen nemen om welke reden dan ook dan kan dat gewoon via ons vaste telefoonnummer: 0346 87 00 20 of via info@vandegroep.nl.